Hackathon Engineering & Product : oui, mais comment ?
Durant l'année 2020, l'Engineering & Product a vu ses équipes grandir fortement, en particulier sur le dernier trimestre. La fin d'année a été dense pour l'ensemble des équipes avec une activité croissante, de nombreux recrutements et la crise sanitaire qui perdure et empêche nos traditionnels regroupements off-site.
Il nous paraissait important, avec Romain Pichard et Antoine Louiset, de proposer un événement qui permette de renforcer la cohésion des équipes, d'apporter de la convivialité et de favoriser les échanges. Nos équipes étant majoritairement en full remote, il a fallu réfléchir à un nouveau format adapté.
Quoi de mieux qu'un Hackathon ? Simple, classique, efficace.
Le contexte
Nous avions déjà organisé un Hackathon off-site en 2019 qui avait remporté l'adhésion des participants et avait soudé l'équipe.
Nous étions à peine une quinzaine à ce moment-là, mais fin 2020, la situation est différente :
- 👥 Nous sommes plus d'une trentaine au sein de l'Engineering & Product
- 👭 Nous souhaitons inclure nos collègues du Design
- 💡 Nous n'avons pas vraiment d'idées sur la meilleure façon de l'organiser
- 🔥 Les équipes sont dans le rush de fin d'année
Bref, nous avions toutes les raisons de ne pas le faire et de décaler à 2021. Mais cela serait mal nous connaître chez Yousign 💪 !
Le thème
Nous craignions la page blanche à ce sujet ✒️ , mais elle est venue directement des équipes Engineering et plus particulièrement des développeurs. En effet, ils étaient plusieurs à avoir participé au dernier événement de l'AFUP (Association Française des Utilisateurs de PHP) qui avait eu lieu en remote via WorkAdventure, organisé par les équipes de The Coding Machine. WorkAdventure propose un espace virtuel qui ressemble aux jeux en 2D de notre enfance ou adolescence en fonction de votre âge 😅. Il est possible de personnaliser une carte (map) à sa convenance pour recréer un espace complètement imaginaire ou proche de la réalité.
Nous avions trouvé le concept vraiment sympa et nous nous sommes mis en quête de l'adapter à notre contexte. Le sujet du Hackathon était trouvé ! Il restait encore l'organisation à régler dans un délai très court 🙃.
L'organisation
Alice Martinelli, notre Office Manager, Romain Pichard et un channel Slack plus tard, nous avions un début d'organisation pour cet événement en remote. Nous souhaitions avant tout qu'il ait lieu sur une journée, que le format soit simple, fluide et avec un résultat visible en fin d'événement - le risque avec les Hackathons est de devoir concevoir un MVP en 8h et de générer une certaine frustration de ne pas aller au bout.
Nous avons donc réparti les 35 personnes en 4 équipes (mixées). Leur objectif était de découvrir WorkAdventure et voir comment nous pouvions l'utiliser chez Yousign pour fédérer encore plus nos équipes dans le contexte actuel, mais aussi demain après la COVID, qu'elles soient en remote ou dans nos bureaux. Chaque équipe devait présenter, à l'issue du Hackathon, sa vision et sa proposition via un pitch de 20 minutes.
Le programme de la journée était le suivant :
- 9h30 - 9h40 : Overview WorkAdventure
- 09h40 - 10h : Présentation de la journée
- 10h - 12h : Brainstorming par équipe
- 12h - 14h : Temps libre / pause déjeuner
- 14h - 15h : Création du pitch par équipe
- 15h - 16h30 : Pitch des équipes (20 minutes/team)
Pour faciliter le travail des équipes, nous avions fourni une trame de base pour le pitch :
Bilan
Pari gagné, le Youniverse est né ! 🎉
Youniverse Quésako ?
C'est le nom donné à notre univers Yousign, une carte des bureaux virtuels personnalisée par nos équipes. Et personne n'en parle aussi bien que notre CEO Luc Pallavidino !
La journée a été un moment de cohésion et de détente, les pitchs et les idées sur l'utilisation de WorkAdventure dingues ! Le succès tient principalement à la bonne humeur de l'équipe, au format évitant les temps morts et au sujet inspirant de WorkAdventure.
Il est clair que ce type de journée est un plus pour la cohésion et les échanges croisés entre des personnes qui n'ont pas forcément de sujets en commun pour se rencontrer la journée. Nous espérons que les prochains pourront être organisés en physique 🤞.
Les conseils de la fin
Si vous organisez un Hackathon, nous pouvons que recommander de :
- 📅 S'efforcer de planifier même si les plannings sont remplis et la charge des équipes importante (l'alignement des étoiles est rare)
- 👾 Trouver un sujet "léger" qui n'est pas directement lié au business de l'entreprise qui fédère l'ensemble des équipes
- 🥅 Rester sur un objectif réaliste pour ne pas créer de frustration et la sensation de ne rien avoir produit
- ⏱️ Proposer une organisation de journée définie et rythmée pour éviter les temps morts
- 👭 Mixer les équipes pour favoriser les interactions et faire connaissance
- 😁 Ajouter une bonne dose de bonne humeur